Por: Iván Jiménez
En este 25 de marzo de 2022 se celebra el Día Mundial de la Retrospectiva.
Considero que es muy importante celebrar tan importante mecanismo de mejora continua que diversos equipos alrededor del mundo han adoptado como un ritual fundamental de su operatividad.
Y es que es un hecho que en la “tiranía de la urgencia” que vivimos a nivel mundial es a veces difícil parar un poco y analizar lo que se ha hecho hasta la fecha. Pero analizarlo bien, no solamente reunirnos para llenar un tablero Miro con tarjetas de lo bueno y lo malo de la semana, sino que reflexionemos realmente en qué podemos hacer para que las cosas sean diferentes en la dinámica de la colaboración y hacia el trabajo.
La filosofía de mejora continua (Kaizen) debe ser un complemento en nuestra cultura. No debe verse como algo extra a lo que hacemos sino como una parte fundamental de nuestra labor. Y creo firmemente que las retrospectivas son un vehículo para poder circular el continuo de mejora.
En estos 10 años de agilista he aprendido algunas lecciones respecto a tan importantes retrospectivas, que quiero compartir con ustedes.
Uno: es MANDATORIO realizarlas
He presenciado momentos de terror en las cuales el “Scrum Master“ (véanse las comillas en negritas) que sale con la grandísima salvajada de decir “no tenemos tiempo para la retrospectiva”.
Es importante que en el trabajo que hacemos con un enfoque ágil se manejen este tipo de ceremonias de manera periódica. Cuando menos una al mes.
Dos: deben fomentar la perspectiva de equipo
No se trata de aprovechar estos momentos para evidenciar el mal desempeño de alguien del equipo, recordando que el resultado del trabajo depende de todos y si no cumplimos los objetivos debemos vernos como culpables todos.
La facilitadora o facilitador debe dejar con claridad que una regla fundamental dentro de este evento es neutralizar el ambiente, fomentando que los comentarios surjan mirando el todo como equipo, no como resultados individuales.
Es un momento importante como equipo para resaltar nuestras fortalezas y trabajar en nuestras debilidades. Es un hecho que existirán ciertos temas que podrán ser individuales pero entonces se deben revisar en formato uno-a-uno con esa persona.
Tres: nos reunimos para mejorar, nos ponemos a trabajar en ello
El principal outcome de las retrospectivas es el plan de mejora. No se trata de comerse el mundo en dos semanas próximas, pero sí el establecer ciertas acciones de mejora que podamos lograr terminar para la próxima retrospectiva.
Cada mejora debe tener una/un responsable, aunque sean varios quienes se dediquen a trabajar en esa mejora. Esto genera el compromiso y la responsabilidad de cumplir con las acciones propuestas. Las acciones recomiendo que se basen en el acrónimo SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Realista y con una restricción de tiempo) para que sean del tamaño y consistencia suficientes para ser trabajadas.
Y me gusta que esas acciones de mejora estén visibles en el tablero de gestión que se esté usando en el equipo. Con su propia estructura, identificador (color) y responsable asignado. Esto para que entonces en la siguiente retrospectiva lo primero que platiquemos sea lo que se logró cumplir de los Action Items establecidos en la retrospectiva anterior.
Cuatro: variedad, por favor
¡Qué pereza cuando el facilitador/facilitadora del equipo maneja las retrospectivas siempre de la misma forma!
Existen tan diversas y divertidas técnicas para esto que deberíamos poder usar una diferente y en un año podríamos no repetir ninguna. Es muy importante que les vendamos a las personas nuestras reuniones, para que no sientan pesadez o extrema obligación de entrar a estas.
Entonces, tenemos que ponernos creativos e investigar técnicas para hacer retrospectivas. Me encantan estos libros para obtener inspiración:
Agile Retrospectives: Making Good Teams Great (Esther Derby y Diana Larsen)
Improving Agile Retrospectives: Helping Teams Become More Efficient (Mark Löffler)
O, tal vez, crear una técnica original para crear retrospectivas
Cinco: si no han volteado a ver sus métricas, este es el momento de hacerlo
Existen equipos que viven en un continuo viaje, en un barquito, hacia donde los elementos, Dioses del mar y la suerte los llevan… sin el entendimiento ni manejo de métricas. Estos equipos están ciegos y no tienen puntos base de mejora.
Es valioso que de manera periódica se revisen las métricas de equipo / de negocio para saber si estamos trabajando correctamente la cosa correcta. Esto nos permitirá ajustar la linea base de desempeño para mejorar la eficiencia del equipo.
¡Disfrutemos las retrospectivas! Que sea un gusto reunirnos como equipo y platicar sobre qué podemos hacer para ser cada vez mejores. Este culto a las retrospectivas nos debe ayudar a impulsar a las personas a ser continuamente la mejor versión de sí mismas.
¿Qué estás haciendo para aprender y mejorar de manera periódica?